Rad od kuće tokom pandemije

Iako se suočavamo sa zdravstvenom i socijalnom krizom svetskih razmera bez presedana u novijoj istoriji, ne može se a ne postaviti pitanje – da li ova kriza sa sobom nosi neke nove mogućnosti i šanse? Veliki poremećaji (en. disruption) obično stvaraju uslove za velike promene i pomake u načinu na koji ljudi i organizacije funkcionišu. Bez namere da se umanje i relativizuju ogromne negativne posledice koje će ova kriza imati na čitavu planetu, i ova kriza prilika je da se iz nje izvuku određene pouke i naprave određene pozitivne promene za budućnost.

Tako i javna uprava – jedan od ključnih aktera u upravljanju i rešavanju ove krize – može i treba da nauči neke lekcije iz ovog velikog poremećaja. Kriza može imati pozitivan uticaj na rad državne uprave kroz ubrzanje modernizacije i promenu ustaljenih praksi u radu državnih službenika. Za organizacije poput uprave koje su po prirodi trome i teško se menjaju, ovo je zaista jedinstvena prilika da se lansiraju određene pozitivne promene.

Rad od kuće tokom pandemije i prilagođavanje državne uprave

Nakon uvođenja vanrednog stanja na teritoriji cele Srbije, usled proglašenja pandemije virusa korone u svetu, Vlada je donela niz mera u cilju kontrole širenja virusa. Prepoznajući fizičku distancu kao ključni instrument u sprečavanju širenja zaraze, sve mere su se u svojoj osnovi zasnivale na smanjenju kretanja i međusobnog kontakta građana. To je proizvelo direktne posledice po živote svih ljudi. Takođe, u potpuno novoj situaciju su se našli poslodavci i zaposleni, jer je Vladina Uredba o organizaciji rada poslodavca za vreme vanrednog stanja propisala da su poslodavci dužni da omoguće zaposlenima obavljanje poslova van prostorija poslodavca, odnosno rad na daljinu ili rad od kuće, u svim situacijama u kojima je to moguće.

Ove novine su se odnosile i na organe državne uprave. Tako je država, pored osnovnog problema da se bori protiv virusa, suočena i sa drugim: kako da se obezbedi nesmetan rad i funkcionisanje rada organa državne uprave, uz istovremenu zaštitu zdravlja svojih zaposlenih. Veliki broj institucija je u skladu sa Uredbom, uveo rad od kuće kao redovan način rada u ovim okolnostima. Ovo je predstavljalo veliki izazov organima i državnim službenicima jer su se našli na potpuno nepoznatoj teritoriji. Otvorila su se brojna pitanja u vezi sa postupanjem u upravnim postupcima, potpisivanju dokumenata, pružanju osnovnih javnih usluga – suštinski poštovanju zakonom zadatih procedura u postupanju državnih organa. Državni organi morali su da donose posebna rešenja za svakog zaposlenog (mada su u nekim organima donošena kolektivna rešenja) kako bi se formalno omogućilo da državni službenici ne moraju da dolaze na posao, te da mogu da rade od kuće.

Pošto se državni službenici prvi put susreću sa ovakvim načinom rada, svi – a naročito rukovodioci – suočeni su sa novim preprekama u radu. Samo neki od njih su nedostatak komunikacije licem u lice i dostupnost kolega (naročito nadređenih kako bi potpisali neki papir), loša internet veza, nedostatak kancelarijskog materijala i opreme (npr. skener, štampač itd.). Pored ovih problema koji bi bili prisutni kod rada od kuće u bilo kom periodu, trenutna kriza je donela i druge smetnje u kući, usled brige o deci i njihovom školovanju od kuće, nabavke namirnica koja mora da se obavlja u tokom radnog vremena, kao i generalnog psihološkog pritiska usled zatvorenosti i nedostatka kretanja.

Ipak, utisak baziran na neformalnim razgovorima sa državnim službenicima je da je ova druga grupa problema znatno izraženija. Tako se neretko dešavalo da su državni službenici radni deo dana koristili za telefonske razgovore i sastanke, obavljanje kućnih poslova i u obavezama oko dece, da bi onda večernje časove posvećivali radnim obavezama koje zahtevaju veću koncentraciju poput pripreme mišljenja, izrade rešenja ili rešavanja predmeta. Dodatni problem, koji je naročito bio prisutan u prvim danima nakon uvođenja novog načina rada, jeste organizovanje sastanaka i međusobno usaglašavanje vremena. Ovo je delimično bio rezultat ranije pomenutog problema obavljanja privatnih obaveza tokom radnog vremena, a delom i usled nedostatka menadžerskih veština rukovodilaca u državnim organima, jer se u državnoj upravi ne koriste moderni alati za upravljanje procesima i timovima, kao što je to slučaj u velikim privatnim firmama. Sistem kontrole, praćenja rada zaposlenih i organizovanje poslova se bazira na ustaljenim praksama upravljanje kadrovima u upravi, dok su moderni alati za upravljanje projektima i ljudskim resursima uglavnom tek u začetku.

Učenje iz krize? Ka fleksibilnijim aranžmanima za rad državnih službenika

Najverovatnije je da će trenutna kriza zapravo ubrzati i podstaći promene o kojima se već razmišljalo u proteklom periodu, iako one možda nisu bile popularne kod donosilaca odluka. Reč je o uvođenju fleksibilnijih aranžmana za rad državnih službenika. Državna uprava, kao i bilo koji poslodavac, mogla bi da primeni čitav niz fleksibilnih radnih aranžmana, uključujući rad na daljinu (od kuće), fleksibilno ili klizno radno vreme, skraćeno radno vreme, angažman na pola radnog vremena, kompresovanu radnu nedelju, itd. Neke od ovih mogućnosti već su definisane i predviđene domaćim Zakonom o radu.

Do ove krize, mali broj pomenutih aranžmana je korišćen u upravi u Srbiji ili je korišćen delimično, samo za specifične kategorije službenika, poput inspektora, koji najveći deo svog radnog vremena provode na terenu. Uzrok za dosadašnju rigidnost je pre svega činjenica da su detalji radnih odnosa državnih službenika regulisani po prilično konvencionalnim pravilima, Zakonom o državnoj upravi, Zakonom o državnim službenicima i pratećim podzakonskim aktima. Osnovna postavka je sledeća: osmočasovno radno vreme od 7:30 do 15:30 uz obavezno „kucanje“ pri ulasku i izlasku iz zgrade. Međutim, kriza je primorala državne organe da pronađu kreativna rešenja za reorganizaciju svog rada i uvođenje rada na daljinu i time otvorila prostor za više inovacija u rešavanju izazova.

Uprkos poteškoćama koje je tekuća kriza stvorila, nove okolnosti otvorile su i mnoge prednosti za državne službenike. Oni se pre svega odnose na poboljšanu ravnotežu između posla i života, promovisanje dobrobiti zaposlenih jer se bez stresa u javnom prevozu u putu do posla, bez pritiska da li će danas biti vremena za ručak, i bez dugih sati u kancelariji, deo stresa smanjuje. Veće prisustvo i opuštenost u kućnim uslovima istovremeno i pozitivno utiče na zadovoljstvo zaposlenih. Prednosti naročito mogu doći do izražaja ukoliko su upravljački procesi i metodi dobro postavljeni i ukoliko su zaposleni opremljeni adekvatnim softverskim i tehnološkim rešenjima za rad od kuće. I dok su menadžerski kapacitet i hardverski aspekt tehnološke opremljenosti upitni i zahtevaju dublju analizu, softverska rešenja koja bi mogla da omoguće nesmetano upravljanje procesima i održavanje sastanaka na daljinu već su na raspolaganju, budući da je u opštoj primeni Majkrosoft ofis, i svi njegovi alati koji služe za ove svrhe.

Dodatno, kada je reč o prednostima, one nisu rezervisane samo za zaposlene, naprotiv. Postoji čitav niz onih koji se tiču poslodavca, odnosno u ovom slučaju države. Najočiglednije od njih su ubrzana digitalizacija procesa i modernizacija rada službenika, smanjenje troškova održavanja kancelarije, kancelarijskog materijala, kao i povećanje atraktivnosti državne uprave kao poslodavca. Ova poslednja prednost je naročito važna kada se sagleda nemogućnost državne uprave da parira privatnom sektoru sa platama, usled čega uprava gubi najkvalitetnije i često najpotrebnije kadrove. Politika zadržavanja prioritetnih kadrova je uporna tema u reformi javne uprave u poslednje dve godine, te se diskusija o fleksibilnim radnim uslovima za službenike može integrisati u tu diskusiju.

Naredni koraci

S obzirom da veliki broj državnih službenika trenutno radi od kuće, može se reći da je stvorena prilika da se ispita potencijal institucionalizacije novih modela za radno angažovanje državnih službenika, dajući im veću fleksibilnost u organizaciji svog vremena i ispunjavanja radnih zadataka. Da bi se došlo do najboljih rešenja, potrebno je sprovesti detaljnu analizu i utvrditi kako se državni službenici prilagođavaju i šta funkcioniše, a šta ne, vezano za rad od kuće u ovakvim prilikama. Pre institucionalizacije ovih novih elemenata politike upravljanja ljudskim resursima, biće neophodno suočiti se i sa pitanjima bezbednosti mreža za komunikaciju i podataka kojima službenici rukuju, što dodatno ukazuje na potrebu sprovođenja dubinske i sveobuhvatne studije. Odgovori na sva ova pitanja mogu biti značajni za potencijalne buduće nalete epidemije, ali njihov najveći značaj ogleda se upravo u mogućem dugoročnom unapređenju fleksibilnosti rada i atraktivnosti državne službe kao modernog poslodavca u Srbiji.

Kao što je obično slučaj sa promenama, i ka ovoj treba očekivati određene otpore. Neki otpori se mogu javiti među samim službenicima, a neki na političkom nivou, usled postojanja straha da fleksibilnost u radu ne dovede do smanjenja kontrole i discipline ili nerada. I iz tog razloga je važno da se buduća rešenja dizajniraju na osnovu temeljne studije trenutnog stanja, problema i prednosti koje je kriza sa koronavirusom izbacila na površinu, kao i bojazni i očekivanja od promene koja imaju, kako izvršioci tako i menadžeri.